Beneficios de tercerizar su archivo
Contar con la información correcta en el momento correcto puede marcar una gran diferencia. Entonces, por qué dejarla pasar.
Con nuestros servicios usted dispone de las siguientes ventajas:
Costo: evalúe todos sus costos actuales involucrados y compárenos.
Muchas veces no se toma en cuenta el valor real de todos los costos implicados en su archivo. No solo hay que considerar los costos directos, como el alquiler del lugar físico, la compra de estanterías y los sueldos de las personas involucradas; sino también los costos indirectos como la iluminación y la calefacción entre otros. E incluso podemos hablar del costo de oportunidad, ya que se podría destinar el lugar, el mobiliario o el personal a otro uso. Una vez calculado su costo real, usted podrá evaluar su inversión a largo plazo con nosotros.
Tiempo: en un máximo de 24hs resolvemos la consulta de su documentación.
Realmente se percibe la importancia del tiempo, en relación a la información, cuando ésta llega demasiado tarde. Por ello, nosotros resolvemos su consulta en el lapso que usted lo necesite. Ya sea que requiera el documento físico en su oficina en forma normal o urgente, una copia digitalizada por e-mail o bien, sólo información puntual facilitada por teléfono o e-mail.
Seguridad: los documentos sólo pasan por las manos indicadas.
Un manejo inapropiado de la documentación puede generar hechos perjudiciales. Por este motivo, es sustancial que la misma sólo sea manipulada por la persona autorizada para realizar la recepción y el despacho de los documentos. Sin que los mismos se mezclen, dañen o pierdan entre distintos sectores o personas.
Espacio: lo liberamos de una gran estructura fija e improductiva.
Es sencillo notar el espacio desaprovechado que implica tener un sector destinado como depósito o archivo. Donde, frecuentemente, con el tiempo los objetos se terminan acopiando de forma apresurada y desorganizada, consiguiendo ocupar mucho más espacio que el inicialmente previsto. Piense, en cambio, que delegando el problema del archivo puede utilizar el salón de una forma mucho más fructífera.
Orden: le ayudamos a mejorar el aspecto general de su organización.
La imagen de su organización habla por sí sola. En lugar de acumular grandes volúmenes de papel sobre su escritorio, disimulados en archiveros, bibliotecas, cajas, etc.; es mucho más práctico y estético conservar sólo la documentación requerida en el momento.
Medio ambiente: la documentación se reduce, reutiliza y recicla.
Al tener los documentos guardados en buenas condiciones y al alcance en formato digital se reducen las reimpresiones por pérdidas o roturas, los mismos se reutilizan en mayor medida debido a que aumenta su vida útil y por último, una vez descartados, se destruyen y se reciclan.
Tranquilidad: es simplemente el resultado. Compruébelo.
No se preocupe innecesariamente por algo para lo cual ya encontró una solución. Estamos para ayudarlo y ser parte de su organización.
Riesgos potenciales en su propio archivo
Un archivo apropiado es un espacio idealizado y acondicionado específicamente para funcionar como lugar de almacenamiento de documentación. Cuando las instalaciones no son las adecuadas es esencial tomar conciencia del gran riesgo que corren su establecimiento, sus documentos y lo más importante, las personas involucradas.
En Custodia de Archivos Austral S.A. disponemos de las mejores condiciones para reducir el riesgo al mínimo posible. Estableciendo la política de riesgo nulo en nuestro depósito totalmente hermético, en donde se priva de los servicios de luz, agua y gas, como así también está prohibido fumar y no se permite la utilización de maquinaria a combustión o eléctrica, entre otras precauciones. Sin mencionar el completo equipamiento de alarmas, cámaras, detectores de humo y matafuegos instalados.
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